Terza fase del #konmaritunnel – le carte

Sì lo so che non ho fatto la seconda fase e sono già qui a parlare della terza…ma vi spiego il perché.
La seconda fase riguarda i libri. E questo in casa nostra si traduce in scatoloni ancora da svuotare. Lo so che abbiamo traslocato a fine aprile (lo sapete anche voi perché ve l’ho raccontato!), ma ancora non abbiamo acquistato i mobili per lo studio e quindi i libri sono ancora negli scatoloni. Ogni tanto si pesca quello che serve, ma il grosso è ancora là dentro. Ho pensato quindi di passare alla fase delle carte, la terza fase, per evitare di far scemare l’entusiasmo che avevo acquisito con la prima fase del #konmaritunnel. Completerò la seconda fase non appena avremo i mobili dello studio.

La terza fase riguarda le carte, ed è impegnativa soprattutto per la mole di carta che normalmente teniamo in casa. A questo si aggiunge il fatto che la cara Marie non ha fatto i conti con la burocrazia italiana, pertanto prima di buttare una ricevuta, un contratto, qualsiasi cosa bisogna pensarci bene.
Tutte le utenze domestiche sono intestate a me, così come tutti i contratti, tranne quello della linea telefonica, quindi la stragrande maggioranza delle carte hanno il mio nome sopra perché per tradizione sono io ad occuparmi delle faccende burocratiche. Prima avevo tre faldoni (documenti di casa, ricevute varie, assicurazioni e banche) e quattro cartelline con i documenti medici per ciascuno e i documenti di lavoro (contratti ecc.). Oltre a queste c’erano svariate cartelline con corsi di formazione ecc. Ovviamente ho toccato solo i miei documenti e quelli della casa. M. se vorrà sistemerà i suoi che gli ho messo da parte.carte_primaHo svuotato man mano tutti i faldoni dalle cartelline che contenevano e ho passato in rassegna ogni singolo foglio, decidendo cosa tenere e cosa si poteva buttare. Solo alla fine ho suddiviso tutte le carte in modo ordinato. Marie Kondo dice di creare solo 3 categorie:

  1. da vedere subito
  2. da tenere a tempo determinato
  3. da tenere a tempo indeterminato

Bene o male queste erano alcune delle categorie che avevo anch’io, però ho dovuto apportare qualche modifica al mio metodo. Andiamo con ordine (già che ci siamo…):

Per la categoria da vedere subito avevo un porta documenti a due scomparti che è stato svuotato e spero presto di sostituirlo con un contenitore più piccolo. In questo modo sarà un deterrente a posizionarci qualsiasi cosa. Ci andranno solo le ricevute della lavanderia, le spese mediche da portare all’assicurazione, i coupon. Gli scontrini in attesa della contabilità mensile li continuo a tenere in un vaso, una giara vuota delle Yankee Candle. Secondo Marie Kondo nella zona adibita ai documenti “da vedere subito” non ci dovrebbe essere mai nulla, è un po’ improbabile ma ci si può provare.

Nei documenti da conservare a tempo determinato rientrano svariate categorie. Colgo l’occasione per elencarle di seguito in modo che anche chi non lo sapesse potrà regolarsi di conseguenza. Da notare che tutte le durate sono da riferirsi a partire dalla scadenza del pagamento (p.es il bollo auto con validità 01/05/2012 – 30/04/2013 va conservato fino a fine 2018):

  • Affitto e spese condominiali: 5 anni
  • Assicurazione: 1 anno (se usate a fini fiscali 5 anni)
  • Bollette utenze: 5 anni
  • Canone TV: 10 anni
  • Estratto conto bancario: 10 anni
  • Fatture di liberi professionisti: 3 anni (se usate a fini fiscali 5 anni)
  • 730 e CUD: 5 anni
  • Multe: 5 anni
  • Mutui: 10 anni
  • Rette scolastiche e sportive: 1 anno (5 se detraibili)
  • Alberghi: 6 mesi
  • Spedizioni: 1 anno in EU, 18 mesi extra EU
  • Bollo auto: 5 anni
  • Tassa rifiuti: 10 anni

Ecco…sappiate che se vi arriva un accertamento, una volta verificato il corretto pagamento potrete eliminare quel documento perché è già stato controllato e nessuno ve lo verrà più a chiedere. Per esperienza personale, il bollo auto ve lo vengono a controllare anche 3 anni dopo, per fortuna che avevo tutto! Ora ho organizzato tutti i documenti in buste trasparenti separate per anni di scadenza e poi graffettate all’interno per tipologia con una clip. Sarà più facile trovare quello che serve e poi buttare tutto una volta giunta la scadenza.
Ormai è possibile farsi recapitare le bollette via email attivando la domiciliazione bancaria delle utenze, io lo trovo un ottimo modo per non avere bollette dimenticate in giro da pagare e meno carta. I file pdf però vanno conservati come si conservano le bollette cartacee.

I documenti da tenere a tempo indeterminato sono invece i contratti di affitto (finché non cambiate casa e poi per 5 anni), i contratti per l’acquisto della casa, dell’auto, i contratti di lavoro… Io ci aggiungo le analisi e i referti medici perché spesso quando andate a fare dei controlli vi chiedono di portare i referti delle visite precedenti.

Tutto il resto: buttare! Abbiate cura di distruggere tutti i documenti per evitare che i vostri dati sensibili vadano a finire nelle mani sbagliate. Se non avete un distruggi-documenti, basta strappare i fogli un paio di volte.
Alle carte ho voluto affiancare un processo di pulizia dei file archiviati sul pc o sui vari cloud in rete. Grande pulizia quindi è stata fatta su file vecchi, revisioni infinite delle tesi di laurea, ricerche fatte al liceo ecc. Ecco queste sì vanno eliminate.

Tra le mie carte c’erano anche una quantità infinita di biglietti da visita. Sono per lo più ristoranti e li consultiamo spesso quando vogliamo andare fuori a cena. Per ora ho trovato una sistemazione per categorie (ristoranti, medici, estetica, altri contatti) con una scatolina di recupero e dei cartoncini fatti a mano, ma so che esistono delle app apposite per i biglietti da visita. Io non mi ci sono trovata molto bene e soprattutto temo di dover trasferire tutto il contenuto quando cambierò telefono. Voi come vi organizzate?

Questo step è stato mastodontico ma con molta pazienza è stato tutto sistemato! Siete curiosi di sapere come se l’è cavata Tatiana di Green Tea For Breakfast? Leggete il suo post qui!

A presto con la seconda e poi la quarta fase! Aiutoooo!!!!

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